Ob Betriebsfest, die eigene Hochzeit oder eine Familienfeier im kleinen Rahmen – ein Event zu planen kann mit viel Stress verbunden sein. Gerade, wer noch wenig Erfahrung auf diesem Gebiet hat, unterschätzt gerne den Aufwand, der hinter Feiern wie diesen steckt.
Auf dem Henslerhof führen wir jedes Jahr zahlreiche Events aller Art durch und wissen genau, welche Herausforderungen auf Sie warten. Damit Ihre Feier reibungslos abläuft, haben wir Ihnen eine Anleitung zusammengetragen. Wir hoffen, sie hilft Ihnen beim Event planen!
Die ultimative Schritt-für-Schritt Anleitung
Bevor wir auf die einzelnen Schritte eingehen, möchten wir Ihnen einen wichtigen Tipp mit auf den Weg geben: Egal, welches Event Sie auch feiern wollen, starten Sie so früh wie möglich mit der Planung.
Gerade, wenn Sie im Sommer oder rund um die Weihnachtszeit feiern möchten, kann es praktisch nicht früh genug losgehen. Viele Event Locations sind schon bis zu zwölf Monate vorher ausgebucht. Besonders in der Hochzeitssaison ist dies nicht unüblich. Gleiches gilt übrigens für viele Dienstleister.
Lassen Sie uns jetzt mit Schritt 1 loslegen!
Schritt 1: Rahmenbedingungen festlegen
Die Festlegung von Rahmenbedingungen ist ein wesentlicher Schritt bei der Eventplanung. Hier sind einige wichtige Punkte, die unbedingt zu Beginn beachtet werden sollten:
Eventziel und -zweck: Warum wollen Sie ein Event planen? Gibt es einen besonderen Anlass oder vielleicht sogar ein bestimmtes Thema? Dies bildet die Grundlage für alle weiteren Entscheidungen.
Budget: Definieren Sie das Budget für das Event und legen Sie klare finanzielle Rahmenbedingungen fest. Berücksichtigen Sie dabei alle Kosten, einschließlich Location, Dienstleister, Verpflegung, Aktivitäten und Dekoration.
Datum und Uhrzeit: Wählen Sie ein passendes Datum und die Uhrzeit für Ihr Event. Achten Sie darauf, dass es zu eIhrem Event und zu Ihren Gästen passt und es keine Kollisionen mit anderen wichtigen Ereignissen gibt. Haben Sie Alternativen parat, falls Ihre top Locations oder Dienstleiser schon ausgebucht sein sollten!
Veranstaltungsort: Bestimmen Sie den Ort, an dem das Event stattfinden soll. Stellen Sie sicher, dass die Location die Anforderungen Ihrer Feier erfüllt und für die Teilnehmer leicht erreichbar ist. Wenn eine weite Fahrt ansteht, sollten Sie dafür sorgen, dass es in der näheren Umgebung genügend Möglichkeiten zur Unterbringung Ihrer Gäste gibt. Wollen Sie auf dem Henslerhof feiern? Dann kontaktieren Sie uns gerne.
Schritt 2: Das Gesamtkonzept entwickeln
Ein gut durchdachtes Eventkonzept berücksichtigt alle wesentlichen Aspekte eines Events und sorgt dafür, dass sie kohärent sind und auf das Hauptziel und die Zielgruppe abgestimmt sind. Hier sind die fünf wichtigsten Punkte, die ein solches Konzept ausmachen:
Klare Zielsetzung: Jedes gute Eventkonzept beginnt mit einer klaren und messbaren Zielsetzung. Sie sollten festlegen, was Sie mit dem Event erreichen möchten. Ob es sich um die Einführung eines Produkts Ihrer Firma oder die Feier eines privaten Meilensteins handelt, die Ziele sollten klar definiert sein.
Zielgruppenorientierung: Das Konzept sollte Ihre Gäste in den Mittelpunkt stellen. Sie sollten die Bedürfnisse, Interessen und Erwartungen aller Teilnehmer verstehen und das Event so gestalten, dass es für sie interessant und ansprechend ist. Achten Sie also beispielsweise darauf, dass Sie auch Ihre kleinsten Gäste versorgen oder spannende Networking-Möglichkeiten bietet.
Durchdachte Aktivitäten und Programmgestaltung: Ihr Eventkonzept sollte ein detailliertes Aktivitäten- und Programmkonzept enthalten. Planen Sie alle Punkte am besten in einem zeitlichen Ablauf ein, damit Sie checken können, ob sie in logischer Reihenfolge geplant sind. So können Sie auch Leerläufe vermeiden.
Kohärentes Design und Atmosphäre: Ein stimmiges Design und eine passende Atmosphäre sind entscheidend für eine gute Stimmung. Dies beinhaltet die Auswahl der Location, die Dekoration, die Beleuchtung und das Bühnenbild. Das Design sollte das Hauptthema und die Botschaft Ihres Events unterstützen und eine konsistente visuelle Identität schaffen.
Ressourcen und Budgetmanagement: Ihr Eventkonzept sollte eine klare Strategie zur Verwaltung von Ressourcen und Budget beinhalten. Stellen Sie sicher, dass das Event im vorgegebenen finanziellen Rahmen bleibt und ausreichend Ressourcen für die Umsetzung zur Verfügung stehen. Nutzen Sie am besten ein kleines Heft oder eine Excel-Tabelle, in der Sie alle Ausgaben detailliert zusammentragen können.
Ein gut durchdachtes Eventkonzept sorgt dafür, dass alle Aspekte des Events miteinander harmonieren und auf das Hauptziel und Ihre Gäste ausgerichtet sind. Es bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Veranstaltung. Nach der Planung können wir nun mit der Wahl Ihrer Dienstleiter weitermachen.
Schritt 3: Dienstleister & Location auswählen
Die Auswahl von Dienstleistern und einer geeigneten Location für Ihr Event ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg der Veranstaltung. Hier sind fünf hilfreiche Tipps:
Frühzeitige Planung: Beginnen Sie die Suche nach Dienstleistern und Locations so früh wie möglich. Gute Dienstleister und beliebte Veranstaltungsorte sind oft früh ausgebucht. Je früher Sie beginnen, desto mehr Auswahl haben Sie.
Klare Anforderungen festlegen: Bevor Sie Dienstleister oder Locations in Betracht ziehen, sollten Sie klare Anforderungen festlegen. Überlegen Sie beispielsweise, welche Art von Dienstleistungen oder Räumlichkeiten Sie benötigen, wie viele Personen teilnehmen werden, welche technischen Anforderungen Sie haben und welches Budget Ihnen zur Verfügung steht.
Vergleichen und verhandeln: Holen Sie Angebote von verschiedenen Dienstleistern und Locations ein. Vergleichen Sie nicht nur die Preise, sondern auch die Qualität der Dienstleistungen oder die Eignung der Location für Ihr Event. Sein Sie bereit, zu verhandeln und Ihre Bedürfnisse deutlich zu kommunizieren, um das beste Angebot zu erhalten. Fragen Sie auch nach einem Plan B. Gute Dienstleister und Eventlocations sollten in der Lage sein, euch alternativen für überraschende Regenschauer oder Ähnliches zu bieten.
Überprüft Referenzen und Bewertungen: Untersuchen Sie die Erfahrungen anderer Kunden mit den Dienstleistern oder Locations. Referenzen und Online-Bewertungen können Ihnen wertvolle Einblicke geben, ob ein Dienstleister oder eine Location zuverlässig ist und gute Arbeit leistet.
Besichtigung und Vertrag: Bevor Sie Ihre endgültige Entscheidung treffen, besichtigen Sie die Location persönlich, um sicherzustellen, dass sie Ihren Anforderungen entspricht. Stellen sie auch sicher, dass Sie einen detaillierten Vertrag mit allen Vereinbarungen und Kosten erstellen. Klären Sie alle Fragen im Voraus, um Missverständnisse zu vermeiden.
Die Auswahl von Dienstleistern und einer Location erfordert sorgfältige Recherche und Planung. Indem Sie diese Tipps befolgen, können Sie sicherstellen, dass Sie die besten Partner für Ihr Event finden, die zur Erfüllung Ihrer Ziele beitragen.
Schritt 4: Plan B ausarbeiten
Im „Plan P“ sollten Maßnahmen für verschiedene Szenarien festgelegt werden, wie zum Beispiel Wetteränderungen, technische Ausfälle, medizinische Notfälle oder Sicherheitsprobleme. Dies beinhaltet auch die Benennung von Verantwortlichen und die Koordination der Maßnahmen, um die Sicherheit der Teilnehmer und den Erfolg des Events zu gewährleisten. Ein gut ausgearbeiteter „Plan P“ ist ein Zeichen professioneller Eventplanung und zeigt, dass Sie für alle Eventualitäten gerüstet sind.
Schritt 5: Die Tage vor dem Event
Die Tage vor einem Event sind ebenso entscheidend wie die erste Planungsphase, damit alles reibungslos abläuft. Hier sind einige wichtige Aufgaben, die Sie auf Ihre To-Do Liste schreiben sollten:
- Endgültige Überprüfung der Planung: Gehen Sie Ihre Event-Planung noch einmal durch. Stellen Sie sicher, dass alle Details von der Dekoration über das Essen bis hin zur Unterhaltung abgestimmt sind. Vergessen Sie nicht, auch Ihren Plan-B zu prüfen!
- Kommunikation mit Dienstleistern: Kontaktieren Sie Dienstleister wie Caterer, Blumengeschäfte oder Unterhaltungsdienstleister, um letzte Details zu bestätigen und sicherzustellen, dass sie wissen, wann und wo sie gebraucht werden.
- Letzte Einkäufe: Erledigen Sie die letzten Einkäufe für das Event, einschließlich Lebensmittel, Getränke, Dekorationsartikel oder Geschenke.
- Dekorationen anbringen: Je nachdem wo Sie feiern, können Sie vielleicht schon einige Tage vor Ihrem Event mit der Dekoration beginnen. Stellen Sie Tische und Stühle beispielsweise schon am Vortag so hin, wie sie bei Ihrer Feier stehen sollen.
- Entspannung und Self-Care: Vergessen Sie nicht, Zeit für Entspannung und Selbstpflege einzuplanen, um sicherzustellen, dass Sie sich am Tag des Events wohlfühlen und genügend Energie haben.
- Zeitplan erstellen: Erstellen Sie einen Zeitplan für den Tag des Events, um sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft. Beginnen Sie mit dem Aufstehen. Dies kann Ihnen auch dabei helfen, Ihre Nervosität etwas zur Seite zu legen.
Die Tage vor einem Event sind oft mit Aufregung und Vorfreude gefüllt. Sorgfältige Vorbereitung und Organisation in dieser Phase werden dazu beitragen, dass Ihr Event reibungslos verläuft und zu einem besonderen und unvergesslichen Erlebnis wird.
Schritt 6: Am Tag des Events
Der Tag des Events ist gekommen, und es ist Zeit, die letzten Vorbereitungen zu treffen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft. Hier sind einige wichtige Schritte für den Tag des Events:
Frühzeitiges Aufstehen: Stehen Sie früh auf, um genügend Zeit für die letzten Vorbereitungen zu haben. Ein guter Start in den Tag kann Stress reduzieren.
Überprüfung der Veranstaltungsorte: Besuchen Sie den Veranstaltungsort frühzeitig, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist. Überprüfen Sie die Einrichtung, die Dekoration und die Technik.
Letzte Überprüfung der Details: Gehen Sie die letzten Details der Veranstaltung durch, einschließlich des Zeitplans, der Aktivitäten und der Dienstleister, um sicherzustellen, dass alles wie geplant verläuft.
Koordination mit Dienstleistern: Treffen Sie sich mit den Dienstleistern, um letzte Anweisungen zu geben und sicherzustellen, dass sie wissen, was von ihnen erwartet wird. Falls Sie fleißige Helfer haben, holen Sie auch diese ins Boot.
Sicherheitsüberprüfung: Achten Sie auf die Sicherheit der Teilnehmer und stellen Sie sicher, dass Notfallpläne bekannt sind und bereitstehen.
Kommunikation mit Gästen: Begrüßen und informieren Sie Ihre Gäste über den Ablauf des Events und stehen Sie für Fragen zur Verfügung.
Genießen Sie den Moment: Vergessen Sie nicht, den Tag zu genießen. Es ist Ihr Event, und es soll eine besondere Zeit sein.
Der Tag des Events kann stressig sein, aber mit sorgfältiger Planung und Organisation in den Tagen und Wochen davor können Sie sicherstellen, dass alles gut verläuft. Bleiben Sie ruhig und konzentriert, damit Ihr Event ein Erfolg wird.
Event planen: Checkliste
Damit das Event planen so einfach wie möglich wird, haben wir eine detaillierte Checkliste für Sie erarbeitet. Laden Sie diese gerne herunter und ergänzen Sie, wenn notwendig. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg damit!
Fazit: So wird Ihr Event zum Hit!
Ein erfolgreiches Event zu planen und zu organisieren ist eine herausfordernde Aufgabe, aber es gibt Schlüsselprinzipien, die dazu beitragen können, dass Ihr Event zu einem Hit wird.
Stellen Sie die Bedürfnisse Ihrer Gäste in den Mittelpunkt. Was erwarten sie und wie können Sie die Erwartungen übertreffen?
Die durchdachte Planung jedes Aspekts Ihres Events ist ein weiterer Schlüssel zum Erfolg. Von der Auswahl der Location über die Gestaltung des Programms bis zur Koordination der Technik und Dienstleister – sorgen Sie dafür, dass nichts dem Zufall überlassen wird.
